Aunque muchas veces no es valorada en su justa medida, la organización en el ámbito empresarial es sumamente importante, ya que puede determinar el éxito o fracaso de una compañía.
Y es que a diferencia de los japoneses, a los mexicanos nos resulta realmente complicado organizarnos. Los orientales, desde sus primeros años de escuela, son educados para realizar labores en común (en el campo se brinda apoyo en actividades agrícolas a quienes cultivan por primera vez arroz).
En cambio, en las instituciones de educación mexicanas es «normal» observar que cuando el profesor da indicaciones para la formación de equipos hay cierta resistencia a hacerlo, y una vez conformados, el resultado, frecuentemente, es que sólo unos cuantos trabajan en beneficio de todos.
Empero, no hay que tomar estas aseveraciones como totalmente válidas. Si bien en México el alcanzar altos grados de organización resulta difícil, existen experiencias que permiten ser optimistas en cuanto al desarrollo de este aspecto en las empresas.
Los especialistas han hecho recomendaciones para valorar y mejorar la organización empresarial, las cuales presentamos a continuación.
¡Comuníquese con su equipo de trabajo!
La buena organización de una empresa empieza por el establecimiento de una eficaz comunicación entre quienes la integran. Siempre hay que tener presente que las compañías son un engranaje de piezas (tome esto como una metáfora, porque su equipo de trabajo, no lo olvide, está conformado por seres humanos tan valiosos como usted) donde si uno falla, los resultados no son los esperados.
Cada integrante del equipo debe saber la función específica que le corresponde. «La persona que conoce ampliamente la situación, que sabe con exactitud cómo encaja en el trabajo que está efectuando, que sabe qué es lo que honradamente piensa usted de ella y de su trabajo, es un empleado mejor que aquel que es mantenido en la oscuridad», según refiere James K. van Fleet en Los 22 grandes errores que cometen los ejecutivos y cómo corregirlos.
Un empleado –añade– bien informado será más eficiente y adoptará una actitud positiva hacia la empresa. Puede comprender las metas de la compañía en el largo plazo y esto lo ayudará a proyectar las propias.
El autor sugiere mantener al personal bien informado, ya que esto evitará «rumores malignos que ocasionan que un hombre se preocupe por la seguridad de su empleo, porque van a reducir el número de empleados, porque no va a haber aumentos o ascensos y por cosas así».
Forme un buen equipo
El organigrama nos ayuda a saber las funciones de las personas dentro de la empresa, es decir, cómo está organizada formalmente.
Los especialistas refieren que existen dos tipos de organigramas, uno formal y otro informal. Aunque el primero es el reconocido institucionalmente, el segundo en ocasiones resulta fundamental para el funcionamiento de la empresa, ya que muchas tareas no especificadas son resueltas por algunos integrantes en forma eficiente.
«La exacta definición de los roles y la competencias descrita en un organigrama no debe ser fuente de rigidez organizacional. El fin último de la división del trabajo no busca la creación de un vínculo, sino la eficiencia y la claridad de la gestión», expone Antonio Borello en El plan de negocios.
Asimismo, manifiesta que «la gerencia debe permitir la participación del personal en la vida de la organización, y motivarlo de una forma adecuada».
Los directivos de una empresa deben estar interesados en la formación de un buen equipo de trabajo, ya que –anota Loren B. Belker en Gerente por primera vez– debe tener gran iniciativa y no esperar recibir órdenes, pues sus integrantes saben que su gerente confía en ellos. «Cuando uno logra crear un excelente equipo, nunca encontrará un grupo de personas más leales.»
Una vez formado el equipo de trabajo y definido su papel dentro de la empresa, para su óptimo funcionamiento se requiere, como en el futbol, un buen director técnico, es decir, un gerente, que tenga claridad sobre lo que desea hacer y el tiempo que requiere para alcanzar sus objetivos.
El estilo de dirigir un grupo de trabajo puede ser autoritario o diplomático. En el primero no se toma en cuenta a los subordinados, no se escucha y hay una relación vertical, mientras que en el segundo se consulta a los integrantes de la firma, la relación es de tipo horizontal.
¡Estimule a su equipo!
La organización siempre debe funcionar en armonía y para que no sufra altibajos es recomendable establecer un sistema de incentivos para quienes hayan destacado por su trabajo en alguna de las áreas.
Según Antonio Borello los estímulos deben ser flexibles, es decir, tener en cuenta los recursos humanos y las expectativas de los empleados; claros, deben ser conocidos y encontrar consenso entre el nivel directivo y los empleados; imparciales, que lleguen a todos; realistas, ser alcanzables para el personal; y exhaustivos, no sólo tener en cuenta un carácter económico (salario, bonos, dotación, porcentaje de utilidades, acciones), sino también de carácter social (promoción, condecoraciones y reconocimientos).
Uno de los grandes retos y dificultades a los que se enfrentan las compañías es lograr que su personal se involucre con la empresa, lo cual puede conseguirse mediante capacitación para formar una mentalidad unidireccional, que cada uno asuma su responsabilidad, mantener una buena comunicación y tener presente el reconocimiento que estimule al equipo.
Sin duda, para obtener mejores resultados, se requiere un compromiso de la dirección y todas las partes con las actividades de mejora, siempre con la idea de llegar a la «calidad total», lo que implica alcanzar la satisfacción del cliente y la eficiencia económica de la empresa. Lo anterior también requiere una utilización óptima de los recursos de todo tipo y mejorar en la gestión de sus procesos, así como una reducción de los costos de no calidad.
Hay que recalcar que la conducta y actuaciones del equipo ejecutivo y todos los demás directivos inspira, apoya e impulsa una cultura de calidad total.
Establezca objetivos
Asimismo, la iniciativa de cada persona debe aprovecharse estableciendo los correspondientes mecanismos de participación tanto individual como colectiva. Éste es un aspecto básico, ya que quien mejor conoce un trabajo es el que lo hace, y además con la participación colectiva se logra potenciar las aportaciones individuales.
El trabajo de mandos y empleados deberá establecerse en objetivos concretos basados en los de la empresa, y que deberán tratar de acordarse conjuntamente. Así la mejora continua pasa de ser un tema «filosófico» a ser algo tangible y medible con el correspondiente «indicador» a intervalos regulares. Los especialistas sugieren una evaluación anual de resultados frente a objetivos, que servirá para establecer una diferenciación positiva de cuáles son los mejores.
En el aspecto de organización la empresa debe formular, desplegar y revisar su estrategia y convertirla en planes y acciones.
Sin duda, los esfuerzos de la empresa siempre deben estar encaminados a conocer cuáles son los requerimientos y expectativas del cliente, para lo cual una buena organización y coordinación son fundamentales.
Por último, hay que mencionar que la organización aunque es un aspecto poco tangible y a veces hasta «invisible», es la clave para el crecimiento de las empresas, por lo que su buen desarrollo siempre será positivo para éstas.
Un comentario