John R. Wood, en su libro Diplomatic ceremonial and protocol, principles, procedures and practices, define al protocolo como el que codifica y pone en práctica las reglas del ceremonial, además de supervisar su aplicación. En la actualidad el significado de las reglas está acorde con los principios del ceremonial en cada país y son aplicadas de acuerdo con las órdenes oficiales de cada uno de ellos.
El autor hace una observación que es pertinente señalar antes de proceder a definir las distintas clases de ceremonial y proceder a los aspectos del protocolo. «Las reglas del protocolo no son sacrosantas y el ceremonial no debe ser comparado con un rito religioso, que al cometerse algún error o violación de las mismas pueda provocar cualquier tipo de venganza o agresión.» Es preciso subrayar esto, ya que no se puede justificar que un Estado agreda a otro sólo por el hecho de haber cometido alguna falta en la aplicación del protocolo.
Sobre todo si tomamos en consideración que tanto el ceremonial como el protocolo envuelven las tradiciones y las costumbres locales de cada país, pero cabe señalar que la aplicación de las normas protocolarias debe ser consultada y consensuada por las partes que intervendrán en su ejecución, es decir, por los países interesados.
Tipos de ceremonial
Existen cuatro clases de ceremonial: la de Estado (o llamada también de corte o extranjero); la diplomática o de embajada; la de cancillería o interna; y la marítima.
Ceremonial de Estado: se aplica en todas las formas de cortesía que tienen entre sí los jefes de Estado, para con las distinciones o presentes que se otorguen (incluyendo felicitaciones, condolencias, etcétera). Se utiliza también para definir el orden de precedencias que se deba utilizar en las ceremonias que impliquen la participación de los jefes de Estado, también para lo relativo a las visitas oficiales.
En el caso de la transmisión de poderes (o ceremonial de toma de posesión o investiduras) en el que también se utiliza el ceremonial de Estado, éste puede estar reglamentado ampliamente, como ocurre en muchos países, o basarse sólo en lo que establezca el derecho consuetudinario.
En el caso de México, el ceremonial para este tipo de actos se rige por la costumbre, aunque se establece que el secretario de Relaciones Exteriores será quien se encargue de invitar al cuerpo diplomático acreditado en México a la ceremonia de transmisión del mando supremo de la República. En la audiencia que ofrezca el presidente de la República éste deberá estar acompañado de su gabinete para recibir a los miembros del cuerpo diplomático.
En este tipo de actos, muchos mandatarios nombran representantes o enviados especiales, en caso de no poder asistir a la ceremonia. Si no desean enviar una persona ex profeso, para el acto, puede acreditar como su representante al embajador permanente de su país en México.
Los invitados a la toma de posesión o transmisión de poderes se pueden clasificar de la siguiente manera: los invitados personales del presidente que toma posesión; invitados especiales (que pueden ser: representantes de la banca internacional, de parlamentos extranjeros, de empresas internacionales, de partidos políticos, o intelectuales); y los invitados oficiales (jefes de Estado, gobierno, ministros de Estado, familias reales; los representantes de organizaciones internacionales, y el cuerpo diplomático).
Ceremonial diplomático: es el que regula las relaciones existentes entre los agentes diplomáticos y el Estado receptor. Con él se puede establecer el orden de precedencia de los agentes diplomáticos; su colocación en las ceremonias a las que asistan, la estructura de las recepciones de las que sean objeto: como la presentación de sus cartas credenciales, las visitas de protocolo que realicen, o las que involucren a todos los miembros del cuerpo diplomático.
Este tipo de ceremonial también regula los contactos que se den entre las autoridades o los altos dignatarios con los agentes diplomáticos; los procedimientos que éstos deben de adoptar en caso del fallecimiento de un jefe de Estado, de un agente de misión o de un agente diplomático. Las despedidas y las bienvenidas de los agentes diplomáticos, y en sí, todos aquellos actos que involucren la presencia de los altos funcionarios del Estado y el cuerpo diplomático.
Ceremonial de cancillería: regula los documentos y las piezas diplomáticas o aquellas que se dan entre la cancillería y las misiones diplomáticas, como pueden ser los despachos, las notas o los tratados. Establece los títulos o tratamientos que deben llevar los documentos en los encabezados o las despedidas de los mismos.
Ceremonial marítimo: a este tipo de ceremonial se le puede definir como aquel que establecen las reglas de cortesía que usan las marinas de guerra para honrar y saludar a las personalidades oficiales, ya sea nacionales o extranjeras que los visitan. Los reglamentos marítimos o el ceremonial, se puede ver casi en todos los países del mundo de una manera uniforme, por ejemplo, en cuanto al número de salvas que se disparan para ciertos actos. En el ceremonial marítimo se regula lo concerniente a los saludos correspondientes a otros buques, plazas fuertes, jefes de Estado, ministros de Estado, miembros del cuerpo diplomático, y por supuesto a los jefes militares y navales. En México el ceremonial marítimo está regulado por la Ordenanza General de la Armada de México y por la propia legislación naval.
Protocolo durante lutos oficiales
Se consideran lutos oficiales la muerte del jefe de Estado, de un alto funcionario del gobierno o por alguna situación que afecte al Estado gravemente.
En cualquiera de estos casos, el jefe de misión deberá comunicarlo al Ministerio de Relaciones Exteriores de su país, con objeto de que se tomen las medidas protocolarias necesarias ante el país que haya sufrido el percance.
Cuando ocurra en el país del jefe de misión, éste deberá comunicarlo al Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado receptor, e informarle en la misma ocasión sobre las actividades que se realizarán en la representación diplomática, para aquellas personas que desean prestar sus condolencias.
Los jefes de misión también pueden dirigir las noticias de los lutos oficiales al decano del cuerpo diplomático, quien se encargará de hacerlo del conocimiento del resto del cuerpo. El jefe de misión que se encuentre dentro del Estado afectado deberá observar estrictamente las disposiciones protocolarias, las cuales pueden serle trasmitidas por el decano del cuerpo diplomático.
El jefe de misión generalmente deberá izar la bandera a media asta en su representación, durante los días que oficialmente se haya decretado el luto y deberá suspender todo acto social o recepción que se hubiera fijado realizar en los días de luto.
Condolencias
En las misiones del país que padece el luto, podrán recibir las condolencias, eligiendo para ello un lugar apropiado en donde se pondrá un libro abierto, el cual registrará las firmas de los visitantes, o se pueden entregar, si es el caso, tarjetas personales con las iniciales p.c. (pour condoleance «para condolencia»).
La misión diplomática deberá informar del lugar, la fecha y los horarios dispuestos para firmar el libro, del mismo modo comisionará a un funcionario para recibir a los asistentes y agradecerles sus atenciones.
Los representantes diplomáticos de los demás países, deberán presentarse a firmar el libro de condolencias, independientemente de que las autoridades de sus países hayan ya cursado comunicaciones con el Estado afectado.
En el caso del fallecimiento del jefe de la misión, el funcionario de mayor rango dentro de la representación tomará la dirección de la misión y se denominará encargado de negocios ad interim. A éste le corresponderá organizar los funerales junto con las autoridades del gobierno en donde estaba acreditado el finado.
En ausencia de los familiares, se encargará de cuidar los bienes y de preparar un inventario de los mismos del cual se le informará al Ministerio de Relaciones Exteriores. En el supuesto de que la embajada o representación no contara con un funcionario de nivel para hacer de encargado ad interim, estas funciones las podrá realizar un funcionario consular que se encuentre en el país o en el más cercano.
Si esta situación tampoco pudiera ser cubierta, entonces el país acreditante puede optar entre enviar una comisión o representante para hacerse cargo de la situación, o que el decano del cuerpo diplomático sea quien se responsabilice por los funerales y por los bienes tanto del difunto como de la misión.
Al ocurrir la muerte de un jefe de misión, el jefe de Estado del país acreditante debe de enviar su pésame a la misión diplomática y a la familia del agente diplomático.
El envío se hará por conducto de la oficina del protocolo de cada cancillería, o puede hacerse por medio de un enviado especial de la Presidencia de la República. Por su parte, el ministro de Relaciones Exteriores puede enviar sus condolencias por medio de un representante personal, presentarse él mismo o girar instrucciones al jefe de la misión diplomática acreditada en el país del extinto agente diplomático, para que éste presente las condolencias.
Según la práctica y las costumbres internacionales y dependiendo el rango del jefe de misión, en la sede diplomática se izará la bandera nacional a media asta por un plazo de tres días, y durante los actos fúnebres la caja mortuoria podrá ser cubierta con la bandera del país del fallecido.
Existen cuatro tipos de ceremonial:
El de Estado (o llamado también de corte o extranjero)
El diplomático o de embajada
El de cancillería o interno
El marítimo
