Promueven Green Meetings para reducir el impacto ecológico y atraer a organizadores de convenciones y viajes de incentivos nacionales e internacionales
Por Ana Fabiola Ramos Castillo
Cancún fue sede del evento Green Meetings Strategies – Pre México Showcase 2009, considerado uno de los primeros eventos verdes organizados en México y que se llevó a cabo del 28 al 30 de abril pasado.
El evento se realizó previo a la octava edición del México Showcase & Travel Expo 2009, que reunió a un nutrido grupo de organizadores de convenciones y viajes de incentivos principalmente, provenientes de Estados Unidos, Canadá, México, Centro y Sudamérica.
Jesús Aparicio, director general de Eventia y de la Organización de Congresos y Convenciones y Green Meetings en México, comentó que los llamados Green Meetings son congresos, convenciones y programas de incentivos que buscan reducir el impacto ecológico que generan.
“Los ‘eventos verdes’ son una excelente manera de comunicar y generar conciencia de la necesidad de cuidar nuestro medio ambiente. Estos eventos representan una manera en que los participantes ‘viven’ y aprenden a apreciar los beneficios de reciclar, reusar y utilizar productos y servicios sustentables”, sostuvo.
Aparicio afirmó que Green Meetings Strategies – Pre México Showcase 2009 es parte de una estrategia de Cancún que busca posicionarse como un destino amigable con el medio ambiente de manera que los corporativos y las asociaciones, y en general el mercado de grupos internacionales y nacionales lo consideren como su mejor opción para realizar sus eventos.
Hasta donde sabemos —aclaró el presidente de Eventia—, es la primera vez que en Cancún se realiza un Green Meeting para hablar sobre los mismos eventos verdes. El concepto y la organización del evento estuvieron a cargo de la empresa que Jesús Aparicio dirige, que es una compañía mexicana dedicada a la organización de congresos, convenciones y programas de incentivos (www.eventia.com.mx).
El evento también contó con el apoyo de la oficina de convenciones de Cancún y de Palace Resorts, quienes invitaron a participar en el mismo a representantes de grandes corporativos y asociaciones interesados en que sus convenciones y congresos sean en Cancún.
Algunas de las conferencias que se impartieron durante el Green Meetings Strategies – Pre México Showcase 2009 fueron impartidas por Martín Aceves, director general de Mediagency, y el mismo Jesús Aparicio, los temas fueron:
•Piensa >> Actúa >> Vive >> Verde
Qué son las convenciones y los congresos verdes, el ABC de las Green Meetings
•La economía y el medio ambiente
Cómo los eventos verdes ayudan a un mejor aprovechamiento del presupuesto de las empresas
•Green Meetings como base de la comunicación y marketing sustentable
Beneficios para las marcas y empresas al hacer Green Meetings
Asimismo, con ese mismo espíritu sustentable, las conferencias del evento fueron transmitidas por internet, a través del siguiente sitio:
http://www.eventia.com.mx/registro/GMS2009/webinar.htm
Marketing verde
Por su parte, Martín Aceves, director general de Mediagency, aseguró que se involucró con esta actividad a partir de un convencimiento personal de “que todos podemos hacer algo más que la labor individual, para apoyar a nuestro planeta”. Hace dos años fundó Mediagency Interactive, agencia de comunicación interactiva que suma de manera directa sus acciones en conjunto con Eventia, para crear estrategias de comunicación, que con base en tecnología, puedan generar estrategias de comunicación integradas para comunicar los beneficios de un evento verde.
“Es una comunicación que nace de un eje de responsabilidad institucional de las marcas, que tanto en su marketing interno como externo trae consigo oportunidades importantes para lograr y reforzar posicionamientos, branding y permiten involucrar a los diferentes públicos en una estrategia integrada, donde la conciencia pueda pasar a niveles de acción gracias al involucramiento y difusión de los resultados y contribuciones de vivir un evento verde”, afirmó.
Congruente con la filosofía verde que profesa, el evento Green Meetings Strategies 2009, tomó en cuenta para su realización diversos principios de reducción de impacto ambiental, entre los que destacaron las siguientes medidas:
•La selección de un destino comprometido a responder con los requerimientos verdes solicitados por Eventia.
•La firma de convenios con los hoteles Palace Resorts, en los que éstos se comprometieron a cumplir prácticas ambientales de reducción de desechos, conservación de agua y uso eficiente de energía.
•Global Incentive Management proporcionó la transportación terrestre, con vehículos nuevos y motores eficientes a base de diesel.
•Cuando fue necesario se imprimieron las invitaciones y el programa del evento usando papel ciento por ciento reciclado.
•No imprimieron memorias ni manuales. Pusieron el material del evento disponible para su consulta en línea.
•Solicitaron a los proveedores y patrocinadores que minimizaran su material promocional y que se proporcionara para entregarlo en medio electrónico a los participantes.
•Dieron obsequios con ideas y materiales sustentables.
•Utilizaron un sistema de registro electrónico (que redujo el uso de papel y de fax).
•Recolectaron y reutilizaron los portagafetes y la señalización del evento.
•Implementaron un programa de desplazamiento de emisiones de carbono.
El hotel Beach Palace, sede del Green Meeting, se comprometió, entre otras cosas, a:
•Adoptar un programa de reciclaje que incluyó papel, vidrio, plástico y metales.
•Servir los alimentos en loza, y con servilletas de tela.
•Servir condimentos a granel, y las bebidas (jugos, agua, café, etc.) en jarras en vez de envases individuales.
•En lo posible, ofreció alimentos que incluyeron productos locales y orgánicos.
•Adoptó un programa para donar los “amenities” (champú, jabón, acondicionador, etc.) no usados por los huéspedes.
•Adoptó un programa de manejo responsable de la comida que se preparó y no se sirvió en el evento.
•Usaron centros de mesa reusables.
•Ahorro de energía, haciendo uso de su tecnología para apagar las luces y los aparatos de las habitaciones cuando éstas no estuvieran ocupadas.
Asimismo, a los participantes del evento se les invitó a:
•Usar la transportación que Global Incentive Management proporcionó para el evento.
•No imprimir la agenda, se entregó una copia impresa en papel reciclado el día de inicio del evento.
•Retirar su llave electrónica al salir de su habitación, de manera que se apagaran las luces, y otros aparatos de su habitación al salir.
•Reciclar y reusar lo más que se pueda.
•Participar en el programa de desplazamiento de carbono.
Revista Protocolo
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